Decides llegar temprano a la oficina porque tienes muchos pendientes; cuando llegas prendes la computadora, revisas Facebook, WhatsApp, platicas con tus compañeros, te preparas un café e incluso desayunas y después de tantas (distr)acciones, comienzas a trabajar. ¿Y qué crees? Ya son las 10:00 AM.
Esta descripción es una realidad, nos pasa a todos. La capacidad para empezar, concentrarse y terminar los pendientes del día parece más un don que un hábito. Sin embargo, no es así.
Ser una persona productiva es posible y los beneficios son evidentes.
Por eso compartimos 7 tips para que lo apliques en tu vida desde hoy.
1.- Establece Prioridades Del Día.
Escribe una lista con los pendientes del día y define cuál de ellos debes teclear primero. Con esto tendrás una visión general del día y podrás definir los pasos para lograr tu objetivo.
Una herramienta que ayuda a jerarquizar pendientes, es la “matriz de Eisenhower” (después popularizada por Stephen Covey), la cual tiene 4 cuadrantes de acuerdo a estas dos categorías importante / urgente.
1.- Importante – Urgente = ¡Hacer ya!
– Crisis
– Entregras
– Problemas
2.- Importante – No urgente = ¡Agendar!
– Planeación
– Relaciones sociales
– Desarrollo personal
– Recreación
3.- No importante – Urgente = ¡Delegar!
– Interrupciones
– Algunas juntas
– Algunas llamadas
4.- No importante – No urgente = ¡Ignorar!
– Distracciones
– Perder el tiempo
– Redes sociales
2.- Inicia con lo más difícil y lo que tiene más valor.
Aprovecha la energía matutina para hacer las actividades más retadoras y que probablemente te tomarán más trabajo concluir. Al hacer esto, notarás que entras en mood de concentración y productividad.
3.- Delega Temprano.
Un día en la oficina puede ser como un juego de basquetbol: quien tiene la pelota ejecuta la acción. Si en tu lista de prioridades detectas que necesitas de terceros para lograr un objetivo, desde primera hora pásales la pelota para poder hacer tu jugada más tarde.
Recuerda que delegar es una cualidad de liderazgo efectivo.
4.- Define horarios para revisar correos.
Una vez que realizaste los pasos anteriores, define un tiempo para revisar correos. Si no controlas esta actividad puede consumir tiempo para realizar actividades importantes / urgentes. La regla de oro para que un e-mail sea efectivo es hacerlo de 5 enunciados o menos.
5.- Minimiza distracciones digitales.
Sin importar la edad, cualquiera puede caer en el hoyo negro del scroll down y del click sin sentido. Aléjate de este hábito, silencia tus chats, atiendo sólo mensajes importantes.
6.- Toma descansos efectivos.
¿Sabías que el cerebro humano sólo puede concentrarse por tiempo limitado?
Es imposible pedirnos productividad después de trabajar 3 horas en la misma posición.
Tomar descansos no involucra navegar en internet ni revisar mensajes, date 5 minutos para caminar, tomar un poco de agua, así tu mente estará lista para abordar una nueva tarea en total concentración.
7.- Define un horario de trabajo
Cambia tu mentalidad. Si piensas “voy a trabajar hasta terminar”, te estás dando permiso mentalmente par alargar una actividad, incluso terminarás quedándote en la oficina hasta acabar.
Es mejor pensar “voy a terminar a X hora”. Este pensamiento conlleva un reto implícito y predispone tu atención para terminar en el tiempo definido.
¿No terminaste a tiempo? a veces se vale quedarse, pero la mayoría de las veces debemos irnos. Notarás que con la práctica serás más productivo para sacar esos pendientes en tiempo.