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A la hora de crear y administrar una PYME muchas veces los empresarios se ven atrapados en el día a día de la operación ya que los primeros años son difíciles y sacar adelante a tu empresa es la prioridad. Actividades de planeación y de estrategia se ven pasadas a segundo plano cuando lo primordial es generar inventario y vender tu producto o servicio lo más rápido posible para mantener tu flujo de efectivo y tus ingresos a tope para sobrepasar esa cuesta inicial del ciclo de vida de toda empresa. Sin embargo, llega un punto en la vida de toda PYME en el que estas actividades se comienzan a volver necesarias para llegar al punto de inflexión y convertir a tu empresa en un negocio estable. Una de estas actividades es el presupuesto de ventas.
El presupuesto de ventas es el mapa que guiará a tu departamento comercial, te ayudará a definir tus objetivos y metas, además de que te servirá como base para tomar decisiones de compras, producción y uso de efectivo. Es por esto que esta es una herramienta vital para la dirección de tu empresa y en este artículo te enseñaremos precisamente cómo funciona, cómo realizarlo y te profundizaremos en los muchos de los beneficios que generará para tu empresa.
Objetivo principal del presupuesto de ventas
El presupuesto de ventas tiene dos objetivos principales:
- Servir como base para tomar decisiones sobre compras, producción y uso efectivo.
- Ser una herramienta vital en la dirección de tu empresa que nos permitirá saber cuando estamos haciendo bienes adecuados o consumiéndose demasiado rápido.
Antes de comenzar...
Lo primero que debes hacer es definir tus objetivos y metas para tu presupuesto. Por ejemplo: si vendes autos, ¿cuántos quieres vender el año próximo?, esta pregunta te servirá de guía para determinar la cantidad estimada de presupuesto necesaria. Toma en cuenta que tu meta debe de estar basada en datos reales, ya que sino simplemente será un sueño en lugar de un objetivo. Por ejemplo para definir esta meta deberás de calcular las ventas brutas del último año y en base a esto decidir cuánto te gustaría aumentarlo basado en encuestas, investigaciones de mercado y tendencias.
También es importante que sepas cuántos clientes envían una orden por mes y durante qué período o estacionalidad, posteriormente comenzarás a identificar las principales razones por las que tu cliente potencial podría no comprar tu producto o servicio y preferir los de tu competencia. Para esto puedes hacer entrevistas con el departamento de ventas y analizarlos en conjunto. Así realmente podrás tener una estrategia que argumente el por qué tu presupuesto de ventas aumentará con respecto al del año pasado.
Una vez que ya tengas toda la información necesaria, podrás comenzar a crear tu presupuesto mensual con base en una proyección general sustentada y así saber cuánto debes producir para no quedarte sin inventario.
Recuerda: nada es tan simple como pensamos al principio, hay muchas variables que pueden cambiar por lo cual las estimaciones siempre serán inciertas.
Comencemos a elaborar nuestro presupuesto
El presupuesto es un proceso que permite hacer previsiones sobre las necesidades presupuestarias futuras en base a la información disponible actualmente (usando estimaciones). Es decir, se trata de pensar qué producto o materiales para tus servicios vas a comprar antes y cuánto vas a producir mensualmente para que no te quedes sin inventarios.
Para saber cuánto presupuestar, el equipo de dirección tendrá que recopilar en primer lugar los datos presupuestales anuales comparables con un método estadístico o heurístico (si es posible). Luego seguidamente calcula las ventas netas estimadas para el próximo año y determina la producción futura necesaria para satisfacerlas multiplicando por tres las propias ventas presupuestarias del último ejercicio; siendo este factor compensatorio para preservar los inventarios.
Pasando a la segunda parte, es importante que sepamos cuáles son las principales razones por las cuales nos compran nuestro producto o servicio (los puntos fuertes de nuestra presupuesta) y tenerlas en mente durante todo el proceso del presupuesto.
En tercer lugar: identifica si tu empresa tiene un plan comercial mensual con estrategias claramente definidas sobre ventas; entonces podrás utilizarlas para poder determinar presupuestos.
Finalmente, los costos que van a ser presupuestados deben estar en la misma división que las ventas estimadas para el próximo período (o sea: si tú proyectas producir y vender 1000 unidades de producto A es importante determinar qué costos están implicados).
Por último, hay muchas formulaciones para hacer presupuesto mensual con base en lo anteriormente explicado.
Calcula tu pronóstico y presupuesto de ventas
Un pronóstico de ventas es distinto a un presupuesto de ventas ya que simplemente se enfoca en las ventas sin calcular los gastos y el costo del inventario que gira alrededor de todo el proceso de venta, sin embargo para hacer el presupuesto es necesario generar este pronóstico, el cual se puede hacer con alguno de los siguientes métodos:
1. Método Delphi
Este método consiste en detectar las tendencias del mercado y actuar en base a las mismas. Esto se hace a través del uso de un panel de expertos que hará un análisis de los consumidores y los consumidores del sector en el que tu PYME se desenvuelve. Al final tendrán un consenso de hacia dónde se dirige el mercado y así puedas tener una expectativa realista de lo que podrás vender en el año. Esto se puede complementar con una investigación de mercados que apoye las encuestas realizadas por el panel de analistas expertos.
2. Juicio de Expertos y el Equipo de Ventas
Con los datos históricos de ventas de tu empresa un equipo de expertos ayudará a tu equipo de ventas a definir de qué manera se comportarán sus ventas este año. Es un método sencillo y poco costoso lo cual lo hace bastante atractivo, sin embargo puede no ser tan atinado ya que hay muchas variables fuera de control interno de la empresa.
3. Suavizamiento Exponencial
Una de las ventajas de este método de pronósticos cuantitativos es el hecho de que funciona aunque haya pocos registros pasados. Este método se puede hacer simplemente usando una hoja de cálculo de Excel, lo cual lo convierte en un método ideal para PYMEs con poco poder adquisitivo.
Beneficios de tener un presupuesto de ventas en tu empresa
Algunos de los beneficios que el presupuesto de ventas puede llegar a generar son los siguientes:
- Un presupuesto de ventas te ayudará a definir objetivos y metas.
- Te servirá como base para tomar decisiones sobre compras, producción y uso efectivo.
- Le proporciona una dirección a tu PYME que nos permitirá saber cuando estamos haciendo los bienes adecuados o consumiéndose demasiado rápido.
- Permitirá a tu equipo de ventas mantenerse enfocado y motivado mientras hace su trabajo y te ayudará a evaluar el esfuerzo de cada colaborador para cumplir la meta del equipo.
- Te permitirá prever los gastos que tendrá tu PYME y así prepararte para hacer la inversión necesaria con el retorno previsto ya en mente.