Los empresarios tienden a ser desorganizados. Cuentan con recursos limitados y mucha información a la que deben hacer seguimiento. Por esta razón, pueden fallar el orden, organización y mantenimiento de la oficina. Un poco de desorden es comprensible y perdonable, pero por el bien de la empresa, es importante poner las cosas en orden periódicamente.
Los siguientes consejos le ayudarán a estructurar y mantener una oficina organizada. Si se encuentra demasiado ocupado para realizar el trabajo, contrate a alguien para que lo haga por usted. El ahorro de tiempo tendrá sus frutos.
Organización de la oficina
Al implementar sistemas para mantener organizada su oficina disminuirán los costos de mantenimiento. Compare la organización de su oficina con estos consejos y realice las modificaciones necesarias.
Guarde aquellos insumos que no utiliza todos los días en un lugar que no sea visible
Los montones de papeles, rollos adicionales de cinta y altas pilas de sobres se ven desordenados y esto puede ser un motivo de distracción. Si el espacio lo permite, mantenga los insumos que no utilice en un armario o estante. Almacene lo que no utiliza en forma regular
Organice los insumos de modo que se pueda acceder a ellos fácilmente
Por ejemplo, no puede ser que tenga que mover dos montones de papel y abrir una caja para obtener una hoja con membrete.
Organice su oficina para que funcione sin dificultades
Si todo se cae cuando saca un libro de su estante o no hay suficiente, reestructure su oficina. Estos pequeños obstáculos en el flujo de trabajo se traducen en una pérdida de tiempo y causan tensión.
Cree un basurero “seguro”
Si su desorganización deriva del miedo a tirar cosas que posteriormente podría necesitar, cree un basurero “seguro”. Con este sistema, puede ser más fácil para usted botar cosas al basurero.
Cree un sistema para el flujo de información
Piense qué tipo de información, materiales y otros elementos encuentra regularmente. Probablemente, su lista incluirá elementos básicos como correspondencia entrante y saliente, números telefónicos, proyectos actuales y materiales que desea guardar, pero que no puede revisar en este momento. Una vez que haya creado su lista, visite una tienda de venta de insumos de oficina con el fin de buscar soluciones para organizar toda su información.
Archivos en papel
Todos saben lo que significa perder tiempo buscando algo en un cajón de archivo. La limpieza periódica de sus archivos eliminará esta actividad que implica una pérdida de tiempo.
Limpie regularmente
Haga una limpieza de sus muebles de archivo al menos una vez por trimestre y bote aquellas cosas que ya no necesita.
Cambie el nombre a sus archivos
Si tiene problemas para encontrar algún papel en sus muebles de archivo, cree nombres de archivo conforme a la primera palabra relacionada que se le ocurra al crear el archivo.
Cree subcarpetas en cada carpeta colgante
Esto facilitará aún más su búsqueda.
Tenga suficiente espacio para archivar
La organización sólo es factible si cuenta con suficiente espacio en sus muebles de archivo.
Archivos electrónicos
El disco duro de su computadora, es decir el equivalente electrónico de su mueble de archivo, también requiere una limpieza periódica.
Libre espacio en el disco en base a backups
Los archivos antiguos o que se utilizan con poca frecuencia, se pueden transferir fácilmente del disco duro a backups. Esto aumentará la velocidad de recuperación de archivos de la computadora.
Cree subdirectorios en el disco duro
Los subdirectorios amplios permitirán que todos los archivos relacionados en el directorio raíz se guarden en un mismo grupo. Es fácil crear subdirectorios. Simplemente, consulte el manual de su sistema operativo.
Asigne nombres apropiados a los archivos
Utilice nombres de archivo generales y completos, que se puedan identificar con facilidad, como “planilla.96”. Esto puede ser especialmente útil al trabajar con un gran número de archivos pequeños en forma simultánea y disminuirá el tiempo de búsqueda requerido para encontrar archivos específicos en un directorio.
Mantenga un compromiso con la organización
La organización es una disciplina que se aprende, pero con el tiempo se acostumbrará a mantener organizado el disco duro. Haga backups de los archivos regularmente y continúe guardando archivos en forma sistemática.
Comprima sus datos
Si siempre tiene problemas con su disco duro, puede recurrir a los programas que encogen o comprimen sus archivos, aumentando considerablemente el espacio de almacenamiento.
Revista PYME