Un cierre contable bien realizado garantiza que una empresa tenga una imagen financiera precisa y actualizada. Esto no solo es esencial para la gestión eficaz y el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales, sino que también permite facilitar el acceso a créditos y otras herramientas financieras.
¿Qué es un cierre contable?
El cierre contable es parte del proceso contable de una empresa, el cual se lleva a cabo al finalizar un periodo contable; al final de un mes, trimestre, o año fiscal. Este proceso consiste en finalizar y consolidar todos los registros contables y financieros de la empresa para cuantificar las ganancias y pérdidas, y así tener una visión acertada de los resultados de las operaciones durante un periodo.
¿Cuál es su relevancia?
- Evaluar la rentabilidad del negocio: Al observar la relación entre ganancias y pérdidas permite tener una visión de qué tan rentable está siendo el negocio. Con base en esto, se podrá tener una mejor toma de decisiones.
- Cumplimiento legal y fiscal: Por ley, se obliga a las empresas a presentar estados financieros precisos. Realizar un cierre fiscal garantiza que la empresa esté acorde a las regulaciones contables y fiscales vigentes.
- Transparencia y confianza: Un cierre contable mejora la transparencia y la confianza tanto dentro como fuera de la empresa. Los inversores, accionistas, prestamistas y otros interesados confían en los estados financieros precisos y actualizados.
- Auditoría: Si la empresa está sujeta a auditoría externa, el cierre contable proporciona la base para que los auditores revisen y evalúen los registros financieros y la gestión contable.
¿Qué tengo que tomar en cuenta para realizarlo?
- Planificación anticipada: Establece un calendario de cierre contable con fechas límite claras. Asigna responsabilidades específicas para cada tarea relacionada con el cierre.
- Registro y revisión de transacciones: Asegúrate de que todas las transacciones estén registradas con precisión. Garantiza que los saldos de las cuentas bancarias coinciden con los registros contables.
- Ajustes contables: Identifica y realiza ajustes necesarios, como depreciación de activos u otros ajustes contables requeridos.
- Reconciliación de cuentas: Verifica la conciliación de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario y otras cuentas importantes. Asegúrate de que los saldos sean precisos y estén respaldados por documentación adecuada.
- Documentación y respaldo: Mantén documentación de respaldo para todas las transacciones y ajustes realizados durante el cierre contable.Archiva documentos como facturas, recibos, estados de cuenta bancarios, contratos y otros documentos relevantes.
- Registro de gastos y provisiones: Registra todos los gastos incurridos durante el período contable, incluyendo los gastos que puedan no haber sido facturados aún. Realiza provisiones adecuadas para gastos que se prevé que ocurran, como impuestos estimados o garantías de productos.
- Revisión detallada: Asegúrate de que todas las partidas contables estén clasificadas correctamente y que no haya errores o discrepancias.
- Generación de informes financieros: Prepara estados financieros, como el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo, con base en la información actualizada y ajustada.
- Cumplimiento legal y fiscal: Asegúrate de cumplir con todas las obligaciones fiscales, presentando declaraciones de impuestos a tiempo y proporcionando toda la documentación requerida.
- Planificación para el siguiente período: Utiliza los resultados del cierre contable para planificar estrategias y presupuestos para el próximo período.
- Mantén registros históricos: Almacena los registros contables de manera segura y accesible para futuras referencias y auditorías.